Morgens krank aufgewacht, der Chef bekommt eine WhatsApp — fertig? So einfach ist es nicht ganz. Das Gesetz schreibt zwar keine bestimmte Form der Krankmeldung vor, aber es gibt klare Spielregeln, die über Abmahnung oder Lohnfortzahlung entscheiden.

Viele Arbeitnehmer verwechseln die formlose Krankmeldung mit der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Beides sind unterschiedliche Pflichten mit unterschiedlichen Fristen — ein Fehler hier kann teuer werden.

Dieser Ratgeber klärt, was rechtlich gilt, welche Rolle Arbeitsvertrag und Betriebspraxis spielen und wie Sie sich im Streitfall absichern.

Ist eine Krankmeldung per WhatsApp gesetzlich erlaubt?

Ja — das Gesetz erlaubt die formlose Krankmeldung per WhatsApp, solange die Nachricht die richtige Person rechtzeitig und zuverlässig erreicht. § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) schreibt lediglich vor, dass Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen haben; eine bestimmte Form — Telefon, E-Mail oder Messenger — nennt das Gesetz nicht.

Entscheidend ist in der Praxis, ob WhatsApp im Betrieb als Kommunikationskanal etabliert ist oder vom Arbeitgeber ausdrücklich akzeptiert wird. Wird WhatsApp im Unternehmen für dienstliche Absprachen genutzt, spricht viel dafür, dass eine Krankmeldung auf diesem Weg wirksam ist. Lehnt der Arbeitgeber dagegen diesen Kanal ab oder ist im Arbeitsvertrag ein bestimmter Meldeweg festgelegt, muss dieser eingehalten werden — andernfalls droht eine Abmahnung.

Unverzüglich bedeutet nach § 121 BGB ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis heißt das: Die Meldung muss spätestens zu Beginn der Arbeitszeit beim Vorgesetzten oder der zuständigen Stelle eingehen — nicht erst nach dem Arztbesuch. Wer morgens um 7 Uhr beginnt und erst um 9 Uhr schreibt, riskiert bereits den Vorwurf der verspäteten Meldung.

Eine WhatsApp in den Gruppenchat des gesamten Teams schicken reicht keinesfalls aus. Die Meldung muss direkt an den Vorgesetzten, die Personalabteilung oder die im Betrieb dafür vorgesehene Stelle gehen. Dieser Grundsatz gilt unabhängig vom gewählten Kommunikationsmedium.

Gibt es im Betrieb keine ausdrückliche Vorgabe, empfehlen Arbeitsrechtler ergänzend einen kurzen Anruf — schon deshalb, weil der Arbeitnehmer dann sicher weiß, dass die Meldung angekommen ist und bei wem. Im Streitfall ist ein Telefonat besser nachweisbar als eine WhatsApp-Nachricht, deren Zugang der Chef später bestreiten kann.

Was ist der Unterschied zwischen Krankmeldung und Krankschreibung?

Krankmeldung und Krankschreibung sind zwei unterschiedliche Pflichten mit unterschiedlichen Fristen. Die Krankmeldung ist die formlose Mitteilung am ersten Krankheitstag, dass man nicht erscheinen kann. Die Krankschreibung — die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) — ist der ärztliche Nachweis, der erst ab dem vierten Krankheitstag gesetzlich zwingend ist.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss dem Arbeitgeber spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung vorliegen — so regelt es § 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG. Seit dem 1. Januar 2023 wird diese Bescheinigung für gesetzlich Krankenversicherte als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) direkt von der Arztpraxis an die Krankenkasse übermittelt. Der Arbeitgeber ruft die eAU dort digital ab; einen Papierausdruck für den Chef muss der Arbeitnehmer nicht mehr einreichen.

Wichtig: Der Arbeitgeber darf gemäß § 5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG jederzeit verlangen, dass die AU schon ab dem ersten Krankheitstag vorgelegt wird — ohne Angabe von Gründen. Das Bundesarbeitsgericht hat dies mit Urteil vom 14.11.2012 – 5 AZR 886/11 ausdrücklich bestätigt. Ein solches Verlangen kann bereits im Arbeitsvertrag oder durch eine Einzelanordnung des Vorgesetzten festgelegt sein.

Typisches Praxisszenario: Eine Arbeitnehmerin aus Hamburg-Altona meldet sich montags per WhatsApp krank und nennt dabei keine voraussichtliche Dauer. Ihr Arbeitgeber bestreitet später, die Meldung erhalten zu haben, und spricht eine Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens aus. Da sie keinen Screenshot mit Lesebericht aufbewahrt hatte und WhatsApp im Unternehmen nicht als offizieller Meldekanal festgelegt war, hatte sie im Arbeitsgerichtsverfahren eine schwierige Beweislage. Nach anwaltlicher Beratung konnte die Abmahnung zwar erfolgreich angegriffen werden — doch der Aufwand wäre durch einen ergänzenden Anruf leicht vermeidbar gewesen.

Wer krank ist und nicht weiß, wie lange die Erkrankung dauern wird, sollte dennoch eine geschätzte Dauer nennen. Stellt sich heraus, dass die Erkrankung länger andauert als zunächst mitgeteilt, muss der Arbeitgeber unverzüglich erneut informiert und eine Folgebescheinigung eingeholt werden.

Praxis-Tipp

Eine Krankmeldung per WhatsApp ist rechtlich zulässig, wenn dieser Kanal im Betrieb üblich oder vom Arbeitgeber akzeptiert ist und die Nachricht die richtige Person vor Arbeitsbeginn erreicht.

Wann gilt, was im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung steht?

Auch wenn das Gesetz keine Form vorschreibt, kann der Arbeitgeber im Rahmen seines Direktionsrechts einen bestimmten Meldeweg verbindlich festlegen — etwa durch eine Betriebsvereinbarung, eine interne Richtlinie oder eine Klausel im Arbeitsvertrag. Ist dieser Weg vorgegeben, müssen Arbeitnehmer ihn einhalten.

Konkret kann das bedeuten: Verlangt der Arbeitsvertrag einen Telefonanruf beim direkten Vorgesetzten, ersetzt die WhatsApp-Nachricht diesen Anruf nicht. Wer trotzdem nur per Messenger schreibt, verletzt seine vertragliche Nebenpflicht — auch wenn die Nachricht inhaltlich vollständig ist. Die Folge kann eine Abmahnung sein, und bei wiederholtem Verstoß sogar eine ordentliche Kündigung.

Umgekehrt gilt: Hat der Betrieb WhatsApp oder ein internes Kommunikationstool offiziell für solche Meldungen freigegeben, ist genau dieser Weg zulässig und der Arbeitnehmer hat bei fristgerechter Nutzung alles richtig gemacht. Wer unsicher ist, sollte im Zweifel beim Betriebsrat oder in der Personalabteilung nachfragen, welcher Kanal im Unternehmen vorgesehen ist.

Datenschutzrechtlich birgt WhatsApp eine Besonderheit: Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders schützenswert. WhatsApp ist kein betrieblich kontrolliertes System. Arbeitnehmer sollten daher in ihrer Nachricht nur das Nötigste mitteilen — dass sie arbeitsunfähig sind und wie lange voraussichtlich — und keine Diagnosen oder Symptome preisgeben. Die Diagnose bleibt stets vertraulich und muss dem Arbeitgeber gegenüber nicht offenbart werden.

Besteht im Betrieb kein Betriebsrat, kann der Arbeitgeber den Meldeweg per Direktionsrecht einseitig anordnen. Existiert ein Betriebsrat, bedürfen Regelungen über betriebliche Kommunikationssysteme und Überwachungsmaßnahmen dessen Mitbestimmung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Wichtig zu wissen

§ 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz verlangt eine unverzügliche Meldung der Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtlicher Dauer — schreibt aber keine bestimmte Form vor.

Wie funktioniert die eAU und wann entfällt die Lohnfortzahlung?

Seit Januar 2023 ist der klassische gelbe Schein für gesetzlich Krankenversicherte Geschichte. Die Arztpraxis übermittelt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch an die Krankenkasse; der Arbeitgeber ruft die eAU dort digital ab. Arbeitnehmer müssen den Arbeitgeber lediglich darüber informieren, dass eine Krankschreibung vorliegt — das Papier selbst bleibt aus.

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung setzt nach § 3 Abs. 1 EntgFG voraus, dass die Arbeitsunfähigkeit ordnungsgemäß gemeldet und ärztlich nachgewiesen wird. Solange keine eAU beim Arbeitgeber abrufbar ist, kann er die Lohnfortzahlung verweigern. Wer also nur per WhatsApp schreibt und dann nicht zum Arzt geht, erhält für Krankheitstage ab dem vierten Tag keinen Lohn — und riskiert zudem eine Abmahnung.

Privat Krankenversicherte sind von der eAU nicht erfasst. Sie erhalten nach wie vor eine Papierbescheinigung und müssen diese dem Arbeitgeber vorlegen. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall — ebenso wie bei gesetzlich Versicherten — die Vorlage schon ab dem ersten Krankheitstag verlangen.

Dauert die Erkrankung länger als sechs Wochen, endet die Pflicht des Arbeitgebers zur Entgeltfortzahlung. Ab diesem Zeitpunkt zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld. Um die lückenlose Zahlung sicherzustellen, muss die Folgebescheinigung nahtlos an die vorherige anschließen — selbst eine eintägige Lücke kann den Krankengeldanspruch gefährden. Auch in dieser Phase muss der Arbeitgeber über die Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit unverzüglich informiert werden.

Verletzt ein Arbeitnehmer trotz Abmahnung wiederholt seine Anzeigepflicht, kann dies nach ständiger Rechtsprechung eine ordentliche, im extremen Wiederholungsfall sogar eine außerordentliche fristlose Kündigung rechtfertigen. Das Landesarbeitsgericht Köln hat in einem viel beachteten Beschluss (LAG Köln, Urteil vom 09.02.2009 – 5 Sa 926/08) bestätigt, dass hartnäckige Verstöße gegen die Anzeigepflicht die außerordentliche Kündigung tragen können.

Wie sichern Sie sich bei der Krankmeldung richtig ab?

Die sicherste Methode bleibt der Telefonanruf beim direkten Vorgesetzten oder der Personalabteilung — am besten mit einem Zeugen oder einer kurzen Gesprächsnotiz. Telefonische Kontakte lassen sich später eindeutiger belegen als Messenger-Nachrichten, deren Empfang der Arbeitgeber leichter bestreiten kann.

Wenn Sie per WhatsApp schreiben, sichern Sie sich durch einen Screenshot mit Lesebericht (die blauen Häkchen). Bewahren Sie diesen auf. Idealerweise erhalten Sie eine kurze Bestätigung vom Arbeitgeber, dass die Nachricht angekommen ist. Kommt keine Reaktion, sollten Sie ergänzend kurz anrufen oder eine E-Mail schicken, um Zugang und Zeitpunkt zu dokumentieren.

Prüfen Sie vor Ihrer nächsten Krankmeldung, was in Ihrem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung steht. Gibt es dort eine Vorgabe zum Meldeweg, halten Sie sich daran — auch wenn WhatsApp im Alltag bequemer erscheint. Im Zweifel fragen Sie einmalig bei der Personalabteilung oder dem Betriebsrat nach, welcher Kanal im Betrieb als verbindlich gilt.

Nennen Sie in jeder Meldung zwei Pflichtangaben: erstens, dass Sie arbeitsunfähig sind, und zweitens, wie lange voraussichtlich. Fehlt die Dauerangabe, haben Sie die gesetzliche Anzeigepflicht aus § 5 Abs. 1 EntgFG nicht vollständig erfüllt. Sie müssen dabei keine Diagnose nennen — der Arbeitgeber hat keinen Anspruch darauf zu erfahren, woran Sie erkrankt sind.

Kommt es trotz korrekter Meldung zu einer Abmahnung oder werden Lohnansprüche zurückgehalten, sollten Sie die Abmahnung nicht einfach akzeptieren. Eine Abmahnung kann unter Umständen aus der Personalakte entfernt werden, wenn sie zu Unrecht erteilt wurde. Lassen Sie Ihren Fall in einem solchen Fall anwaltlich prüfen — insbesondere wenn ein Kündigungsschutzverfahren droht, gilt die Drei-Wochen-Frist des § 4 KSchG.

Ihre Checkliste auf einen Blick

  • Eine Krankmeldung per WhatsApp ist rechtlich zulässig, wenn dieser Kanal im Betrieb üblich oder vom Arbeitgeber akzeptiert ist und die Nachricht die richtige Person vor Arbeitsbeginn erreicht.
  • § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz verlangt eine unverzügliche Meldung der Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtlicher Dauer — schreibt aber keine bestimmte Form vor.
  • Die WhatsApp-Nachricht ersetzt nicht die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Ab dem vierten Krankheitstag muss dem Arbeitgeber eine eAU vorliegen, die er bei der Krankenkasse elektronisch abruft.
  • Wer den vom Arbeitgeber vorgegebenen Meldeweg ignoriert, riskiert eine Abmahnung — im Wiederholungsfall sogar eine Kündigung.
  • Seit dem 1. Januar 2023 übermitteln Arztpraxen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch an die Krankenkasse; Arbeitgeber rufen die eAU dort digital ab, ein Papierausdruck für den Chef entfällt.

Fazit

Eine Krankmeldung per WhatsApp kann rechtlich wirksam sein — aber sie birgt Risiken, die mit einem kurzen Anruf leicht zu vermeiden sind. Entscheidend ist nicht das Medium, sondern dass die Meldung die richtige Person rechtzeitig erreicht, den betrieblich vorgegebenen Weg nutzt und die gesetzlich geforderten Angaben enthält. Wer zusätzlich einen Screenshot aufbewahrt und im Zweifel kurz anruft, ist auf der sicheren Seite.

Dieser Beitrag wurde von Rechtsanwalt Marek Schauer fachlich geprüft — mehr zur Person unter /anwaelte/marek-schauer. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung — bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt.