Montagmorgen, Fieber, und der Gedanke: 'Ich melde mich gleich' — aber dann passiert es doch erst am Nachmittag. Was zunächst wie eine Kleinigkeit wirkt, kann arbeitsrechtlich erhebliche Folgen haben. Denn § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG verpflichtet jeden Arbeitnehmer, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.

Wer diese Pflicht verletzt, gibt dem Arbeitgeber das Recht, eine Abmahnung auszusprechen — und bei Wiederholung droht sogar die Kündigung. Ob eine konkrete Abmahnung wirksam ist, hängt jedoch von den genauen Umständen ab: Erstfall oder Wiederholung, Dauer der Verspätung und die Verhältnismäßigkeit der Reaktion des Arbeitgebers spielen alle eine Rolle.

Dieser Ratgeber erklärt die genauen gesetzlichen Pflichten, welche Konsequenzen bei Verstößen drohen, wann eine Abmahnung anfechtbar ist und wie Sie sich im Ernstfall richtig verhalten.

Was sind die gesetzlichen Pflichten bei einer Krankmeldung?

Das Gesetz unterscheidet zwei getrennte Pflichten: die Anzeigepflicht und die Nachweispflicht. Die Anzeigepflicht verlangt, den Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer zu informieren — und zwar unabhängig davon, ob bereits ein Arzt aufgesucht wurde. Wer noch keinen Arzt konsultiert hat, muss den Arbeitgeber auf Grundlage seiner eigenen Einschätzung informieren.

Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG bedeutet 'unverzüglich' ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis heißt das: spätestens zu Beginn der regulären Arbeitszeit am ersten Krankheitstag. Wer morgens um 7 Uhr merkt, dass er nicht arbeitsfähig ist, und erst am Nachmittag anruft, hat die Anzeigepflicht bereits verletzt — es sei denn, ein triftiger Grund (zum Beispiel Bewusstlosigkeit) lag vor.

Die Nachweispflicht ist davon zu trennen: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss nach § 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG eine ärztliche Bescheinigung spätestens am darauffolgenden Arbeitstag — also in der Regel am vierten Kalendertag — beim Arbeitgeber vorliegen. Dabei zählen Kalendertage, nicht Arbeitstage. Erkrankt jemand an einem Donnerstag, zählen Freitag, Samstag und Sonntag mit — die Bescheinigung muss spätestens am Montag vorliegen.

Wichtig: Seit 2023 gilt für gesetzlich Versicherte das eAU-Verfahren. Die Arztpraxis übermittelt die Daten direkt an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbst ab. Der Arbeitnehmer muss nichts mehr einreichen — aber die persönliche Krankmeldung beim Arbeitgeber bleibt weiterhin Pflicht. Die eAU ersetzt nur die Nachweispflicht, nicht die Anzeigepflicht.

Außerdem gilt: Der Arbeitgeber kann nach § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG die Vorlage einer Bescheinigung auch bereits ab dem ersten Krankheitstag verlangen. Dieses Recht muss er nicht begründen — er kann es generell für alle Mitarbeiter oder auch nur im Einzelfall ausüben. Wer einen entsprechenden Vermerk im Arbeitsvertrag hat oder eine solche Anweisung erhalten hat, sollte bereits ab dem ersten Tag zum Arzt.

Wann darf der Arbeitgeber wegen verspäteter Krankmeldung abmahnen?

Eine Abmahnung wegen verspäteter Krankmeldung ist grundsätzlich zulässig — und zwar bereits beim allerersten Verstoß. Die verspätete oder unterbliebene Krankmeldung ist eine abmahnfähige Pflichtverletzung nach § 5 EFZG, weil der Arbeitgeber ohne rechtzeitige Information nicht disponieren kann. Die Krankheit selbst ist kein Fehlverhalten, wohl aber die Verletzung der Meldepflicht.

Für eine wirksame Abmahnung muss das Schreiben mehrere Voraussetzungen erfüllen: Es muss das konkrete Fehlverhalten präzise benennen — Datum, Art des Verstoßes und warum es eine Pflichtverletzung darstellt. Eine Abmahnung, die lediglich 'verspätete Krankmeldung' als Grund nennt, ohne den genauen Sachverhalt zu schildern, kann inhaltlich unbestimmt und damit unwirksam sein. Das Bundesarbeitsgericht hat in seiner Rechtsprechung klargestellt, dass eine Abmahnung dann aus der Personalakte zu entfernen ist, wenn sie inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachen enthält oder rechtlich falsch bewertet — BAG, 2 AZR 782/11.

Ebenso muss die Abmahnung verhältnismäßig sein. Eine einmalige kurze Verspätung von wenigen Stunden, für die eine nachvollziehbare Erklärung besteht, kann im Einzelfall unverhältnismäßig sanktioniert sein. Die Gerichte prüfen stets, wie gravierend der Verstoß war, ob Betriebsabläufe gestört wurden und ob ein Verschulden des Arbeitnehmers vorlag. Auch der BAG betonte im Zusammenhang mit dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz bei Abmahnungen, dass eine Kündigung nur bei schwerwiegendem oder wiederholtem Fehlverhalten gerechtfertigt ist — BAG, 2 AZR 651/13.

Wichtig ist zudem: Eine Abmahnung wegen eines anderen Pflichtverstoßes — zum Beispiel wegen Zuspätkommen oder unachtsamer Arbeit — berechtigt den Arbeitgeber nicht, bei der nächsten verspäteten Krankmeldung zu kündigen. Die Abmahnung und die spätere Kündigung müssen sich auf denselben Pflichtenkreis beziehen. Wer wegen eines anderen Verhaltens abgemahnt wurde, hat noch keine 'Vorwarnung' für verspätete Krankmeldungen erhalten.

Praxis-Tipp

Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG muss jeder Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber unverzüglich — also ohne schuldhaftes Zögern — über seine Arbeitsunfähigkeit informieren, idealerweise vor Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag.

Welche weiteren Konsequenzen drohen bei verspäteter Krankmeldung?

Neben der Abmahnung gibt es eine zweite unmittelbare Konsequenz: Wer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) nicht rechtzeitig vorlegt, verliert vorübergehend den Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Nach § 7 Abs. 1 EFZG ist der Arbeitgeber berechtigt, die Lohnfortzahlung zu verweigern, solange die Bescheinigung nicht vorliegt. Reicht der Arbeitnehmer die AU nachträglich ein, lebt der Anspruch auf Entgeltfortzahlung wieder auf — er ist also nicht dauerhaft verloren.

Zu beachten ist: Die Verweigerung der Entgeltfortzahlung bezieht sich auf die Nachweispflicht, nicht auf die Anzeigepflicht. Wer sich zwar verspätet meldet, aber eine gültige AU vorlegt, verliert in der Regel keinen Lohnanspruch — muss aber dennoch mit einer Abmahnung rechnen. Nur wenn die AU gar nicht oder zu spät eingereicht wird, greift das Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers nach § 7 EFZG.

Bei wiederholten Verstößen gegen die Melde- oder Nachweispflicht steigt das Risiko erheblich. Wer trotz Abmahnung weiterhin verspätet oder gar nicht meldet, gibt dem Arbeitgeber Anlass für eine verhaltensbedingte Kündigung. Die Arbeitsgerichte haben in mehreren Fällen bestätigt, dass wiederholte schuldhaft verspätete Anzeigen nach vorherigen Abmahnungen eine ordentliche Kündigung rechtfertigen können. In besonders hartnäckigen Fällen kann sogar eine außerordentliche fristlose Kündigung in Betracht kommen.

In der Probezeit sind die Hürden für den Arbeitgeber deutlich niedriger. Dort besteht kein allgemeiner Kündigungsschutz, und eine verspätete Krankmeldung kann — in Verbindung mit anderen Umständen — schneller zu einer Kündigung führen, ohne dass zuvor eine Abmahnung ausgesprochen werden muss. Auch wer in einem Kleinbetrieb mit weniger als zehn Mitarbeitern tätig ist, genießt keinen Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz.

Wichtig zu wissen

Wer die Krankmeldung verspätet abgibt oder ganz vergisst, begeht eine abmahnfähige Pflichtverletzung — bereits beim ersten Verstoß kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen.

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Wann ist eine Abmahnung wegen Krankmeldung unwirksam — und wie können Sie vorgehen?

Eine Abmahnung ist nicht automatisch wirksam, nur weil der Arbeitgeber sie ausspricht. Sie können die Abmahnung auf formale und inhaltliche Fehler prüfen und gegebenenfalls deren Entfernung aus der Personalakte verlangen. Das Bundesarbeitsgericht hat die Kriterien dafür klar definiert: Ist die Abmahnung inhaltlich unbestimmt, beruht sie auf unrichtigen Tatsachen oder bewertet sie das Verhalten rechtlich falsch, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung — BAG, 2 AZR 782/11.

In der Praxis zeigt sich folgendes Muster: Eine kaufmännische Angestellte aus Hamburg erkrankte an einem Montag und rief erst am Dienstagmittag bei ihrem Vorgesetzten an, da ihr Telefon in der Nacht keinen Empfang hatte. Der Arbeitgeber sprach daraufhin eine Abmahnung aus. Im Widerspruchsverfahren konnte die Arbeitnehmerin nachweisen, dass ein technisches Hindernis vorlag und sie die Meldung nicht schuldhaft verzögert hatte. Das zuständige Arbeitsgericht stellte fest, dass die Abmahnung zu Unrecht ausgesprochen worden war, weil kein schuldhaftes Zögern vorlag — und ordnete die Entfernung aus der Personalakte an.

Keine Schuld am Verstoß trägt auch, wer aufgrund der Erkrankung selbst außerstande war, rechtzeitig zu melden — etwa bei Bewusstlosigkeit, schwerem Fieber mit Delirium oder einem Krankenhausaufenthalt als Notfall. In diesen Fällen fehlt das für eine Pflichtverletzung erforderliche Verschulden. Allerdings liegt die Beweislast beim Arbeitnehmer: Wer behauptet, er sei nicht in der Lage gewesen zu melden, muss das glaubhaft machen.

Wenn Sie eine Abmahnung erhalten haben und diese für ungerechtfertigt halten, sollten Sie innerhalb kurzer Zeit handeln. Sie können eine schriftliche Gegendarstellung verfassen und in Ihre Personalakte aufnehmen lassen. Außerdem können Sie klageweise die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen. Die Fristen sind zwar nicht gesetzlich starr geregelt, aber je länger Sie warten, desto schwieriger wird die Beweissituation. Lassen Sie die Abmahnung frühzeitig anwaltlich prüfen.

So verhalten Sie sich richtig: Krankmeldung korrekt durchführen und absichern

Die wichtigste Regel lautet: Melden Sie sich am ersten Krankheitstag, bevor Ihre Arbeitszeit beginnt, beim zuständigen Vorgesetzten oder der Personalabteilung. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor — ein Anruf, eine E-Mail oder eine Nachricht per SMS oder WhatsApp genügen, sofern diese im Betrieb üblich sind. Wichtig ist, dass die Nachricht tatsächlich beim Adressaten ankommt. Das Übermittlungsrisiko trägt nach der Rechtsprechung der Arbeitnehmer.

Aus Beweissicherungsgründen empfiehlt sich die schriftliche Variante: Eine E-Mail oder eine Nachricht per Messenger liefert einen Zeitstempel und verhindert, dass der Arbeitgeber später die rechtzeitige Meldung bestreitet. Wer nur anruft und die Kollegin oder die Telefonzentrale informiert, riskiert, dass die Nachricht nicht weitergegeben wird — und damit offiziell gilt: keine Meldung erfolgt. Der direkte Adressat sollte immer der Vorgesetzte oder die Personalabteilung sein.

Bei einer Verlängerung der Krankheit — wenn also die Arbeitsunfähigkeit über den in der ersten Bescheinigung genannten Zeitraum hinausgeht — muss der Arbeitgeber erneut und unverzüglich informiert werden. Auch eine neue ärztliche Bescheinigung ist dann erforderlich. Diese Folgepflicht wird in der Praxis häufig vergessen und führt zu unnötigen Abmahnungen.

Prüfen Sie außerdem Ihren Arbeitsvertrag: Viele Arbeitgeber vereinbaren abweichend vom gesetzlichen Standard, dass bereits ab dem ersten Krankheitstag eine AU-Bescheinigung vorzulegen ist. Solche Klauseln sind wirksam. Wer einen solchen Vertrag hat und ohne Attest krankmeldet, verletzt bereits ab Tag eins die Nachweispflicht — mit entsprechenden Konsequenzen. Auch Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regelungen enthalten.

Ihre Checkliste auf einen Blick

  • Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG muss jeder Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber unverzüglich — also ohne schuldhaftes Zögern — über seine Arbeitsunfähigkeit informieren, idealerweise vor Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag.
  • Wer die Krankmeldung verspätet abgibt oder ganz vergisst, begeht eine abmahnfähige Pflichtverletzung — bereits beim ersten Verstoß kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen.
  • Die Abmahnung muss verhältnismäßig sein: Bei einem einmaligen Erstfall und nur kurzer Verspätung kann eine Abmahnung unwirksam sein, wenn das konkrete Fehlverhalten nicht klar benannt wird.
  • Zusätzlich zur Anzeigepflicht besteht eine Nachweispflicht: Bei mehr als drei Krankheitstagen muss spätestens am vierten Kalendertag eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorliegen.
  • Wer trotz Abmahnung seine Meldepflicht wiederholt verletzt, riskiert eine verhaltensbedingte Kündigung — die Rechtsprechung bestätigt dies bei nachgewiesenem schuldhaftem Verstoß.

Fazit

Eine verspätete Krankmeldung ist keine Bagatelle — wer die Meldepflicht nach § 5 EFZG verletzt, gibt dem Arbeitgeber das Recht, eine Abmahnung auszusprechen. Ob diese im Einzelfall wirksam ist, hängt von der konkreten Situation ab: Dauer der Verspätung, Verschulden, Verhältnismäßigkeit und formale Korrektheit der Abmahnung sind die entscheidenden Prüfpunkte. Bei wiederholten Verstößen trotz Abmahnung kann sogar eine Kündigung drohen. Handeln Sie deshalb konsequent: Melden Sie sich stets am ersten Krankheitstag, bevorzugt schriftlich, und dokumentieren Sie die Meldung sorgfältig.

Dieser Beitrag wurde von Rechtsanwalt Marek Schauer fachlich geprüft — mehr zur Person unter /anwaelte/marek-schauer. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung — bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt.