Zum 31. Dezember flattern die Urlaubskonten auf null — und viele Arbeitnehmer akzeptieren das kommentarlos. Dabei hat der Europäische Gerichtshof und das Bundesarbeitsgericht (BAG) die Spielregeln grundlegend verändert: Resturlaub darf nicht mehr automatisch verfallen, nur weil ein Kalenderjahr endet.

Ob Ihre restlichen Urlaubstage wirklich weg sind, hängt von einer entscheidenden Frage ab: Hat Ihr Arbeitgeber Sie rechtzeitig und ausdrücklich auf den drohenden Verfall hingewiesen und Sie aufgefordert, den Urlaub zu nehmen? Wenn nicht, bleiben die Tage in vielen Fällen erhalten — unabhängig davon, was im Arbeitsvertrag steht.

Dieser Ratgeber erklärt, wann Urlaub nach § 7 Abs. 3 BUrlG überhaupt verfällt, welche Ausnahmen bei Krankheit oder Elternzeit gelten, was beim Jobwechsel mit offenem Resturlaub passiert und wie Sie Ihre Ansprüche effektiv sichern können.

Wann verfällt Resturlaub nach dem Gesetz?

Urlaub verfällt nach § 7 Abs. 3 BUrlG grundsätzlich am 31. Dezember des laufenden Jahres — aber nur dann, wenn kein Übertragungsgrund vorliegt und der Arbeitgeber seinen gesetzlichen Hinweispflichten vollständig nachgekommen ist. Fehlt einer dieser beiden Bausteine, bleibt der Anspruch bestehen.

Eine Übertragung in das Folgejahr ist nach dem Gesetz nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen erlaubt. Klassische Beispiele sind ein termingebundener Großauftrag, der keine Abwesenheit erlaubt, oder eine Erkrankung des Arbeitnehmers gegen Jahresende. In diesen Fällen muss der übertragene Urlaub bis spätestens 31. März des Folgejahres genommen werden, sonst verfällt er nach § 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG endgültig.

Entscheidend ist: Die Beweislast für die ordnungsgemäße Erfüllung der Hinweispflicht liegt beim Arbeitgeber. Kann er nicht belegen, dass er den Arbeitnehmer schriftlich und individuell informiert hat, scheidet ein Verfall des Urlaubs aus. Eine allgemeine Formulierung im Arbeitsvertrag oder ein pauschaler Aushang am Schwarzen Brett reicht dafür nicht aus.

Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Grundsatzurteil vom 20.12.2022 (BAG, Urteil vom 20.12.2022 – 9 AZR 266/20) klargestellt, dass auch die dreijährige Verjährungsfrist nach §§ 194 ff. BGB erst dann zu laufen beginnt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf seinen konkreten Urlaubsanspruch und die drohenden Verfallfristen hingewiesen hat und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat. Fehlt dieser Hinweis, kann Urlaub aus weit zurückliegenden Jahren noch geltend gemacht werden.

Für den tarifvertraglichen Mehrurlaub — also alle Urlaubstage, die über den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen (bei einer 5-Tage-Woche) hinausgehen — können Arbeits- oder Tarifvertragsparteien abweichende Verfallsregelungen vereinbaren. Hier ist ein genauer Blick in den Arbeits- oder Tarifvertrag notwendig, weil die günstigeren EU-Vorgaben für diesen Mehranteil nicht zwingend gelten.

Was muss der Arbeitgeber konkret tun, damit Urlaub verfallen darf?

Der Arbeitgeber muss jeden einzelnen Beschäftigten aktiv, schriftlich und individuell auf seinen konkreten Urlaubsanspruch und den drohenden Verfall hinweisen sowie ihn ausdrücklich auffordern, den Urlaub zu nehmen. Ein bloßer Aushang, eine allgemeine E-Mail an die Belegschaft oder ein Hinweis im Arbeitsvertrag genügt nicht.

Der EuGH hat in seinem Urteil vom 6. November 2018 (EuGH, Urteil vom 06.11.2018 – C-684/16, Max-Planck-Gesellschaft) festgelegt, dass Arbeitgeber in der Pflicht stehen, konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass Beschäftigte tatsächlich in der Lage sind, ihren Jahresurlaub zu nehmen. Der Arbeitgeber muss die betroffenen Arbeitnehmer förmlich auffordern, den Urlaub zu nehmen, und ihnen klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn sie ihn nicht in Anspruch nehmen.

Das BAG hat diese Linie mit seinem Urteil vom 19.02.2019 (BAG, Urteil vom 19.02.2019 – 9 AZR 423/16) in deutsches Recht übersetzt und eine eigenständige arbeitgeberseitige Hinweis- und Aufklärungspflicht als Obliegenheit etabliert. Kommt der Arbeitgeber dieser Pflicht zu Beginn des Kalenderjahres nicht unverzüglich nach — das BAG hält hierfür in der Regel eine Woche nach Urlaubsjahresbeginn für ausreichend, ist der Verfall des Urlaubs gesperrt.

In der Praxis bedeutet das: Die sicherste Variante für Arbeitgeber ist ein individuelles, schriftliches Hinweisschreiben zu Jahresbeginn, das den konkreten Urlaubsanspruch des Beschäftigten benennt, die Verfallsfrist (31. Dezember bzw. 31. März des Folgejahres) klar kommuniziert und den Arbeitnehmer zur rechtzeitigen Beantragung auffordert. Einige Unternehmen integrieren diesen Hinweis in die Januar-Gehaltsabrechnung. Wer als Arbeitnehmer einen solchen Hinweis nie erhalten hat, steht rechtlich gut da.

Für Arbeitnehmer empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Prüfen Sie, ob Sie in den vergangenen Jahren jemals eine schriftliche, individuelle Mitteilung über Ihre Resturlaubstage und den drohenden Verfall erhalten haben. Wenn nicht, sollten Sie Ihre möglicherweise noch bestehenden Urlaubsansprüche zeitnah anwaltlich einordnen lassen, bevor die Verjährungsfrist greift.

Praxis-Tipp

Resturlaub verfällt nach § 7 Abs. 3 BUrlG nur dann zum 31. Dezember, wenn der Arbeitgeber seine Beschäftigten zuvor konkret und rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen und zur Inanspruchnahme aufgefordert hat.

Verfällt Urlaub auch bei längerer Krankheit?

Bei Langzeiterkrankung verfällt der Urlaubsanspruch nicht zum 31. Dezember oder 31. März des Folgejahres, sondern erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres — also am 31. März des übernächsten Jahres. Diese sogenannte 15-Monats-Frist schützt Arbeitnehmer, die krankheitsbedingt keinen Urlaub nehmen konnten.

Das BAG hat diese Linie in seinem Urteil vom 31.01.2023 (BAG, Urteil vom 31.01.2023 – 9 AZR 107/20) weiter konkretisiert: Urlaubsansprüche, die vor dem Beginn einer Langzeiterkrankung entstanden sind und tatsächlich noch hätten genommen werden können, verfallen auch bei dauerhafter Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich nicht, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten zuvor nicht erfüllt hat. Ist ein Arbeitnehmer hingegen vom ersten Arbeitstag des Jahres an durchgehend bis zum 31. März des übernächsten Jahres erkrankt, greift die 15-Monats-Frist unabhängig von der Hinweispflicht des Arbeitgebers.

Ein konkretes Praxis-Szenario: Ein Buchhalter aus München-Schwabing wird im März eines Jahres langzeitkrank und kehrt im Dezember des Folgejahres zurück. Sein Arbeitgeber hatte ihn zu Jahresbeginn nicht schriftlich auf seinen Urlaubsanspruch hingewiesen. In diesem Fall ist der Urlaub aus dem Erkrankungsjahr nach der Rechtsprechung nicht verfallen — der Arbeitgeber hat die Mitwirkungsobliegenheit verletzt, und die 15-Monats-Frist war zum Zeitpunkt der Rückkehr noch nicht abgelaufen. Der Buchhalter kann seinen aufgelaufenen Resturlaub nach Rückkehr an den Arbeitsplatz noch geltend machen.

Wichtig für die Praxis: Wer nach langer Krankheit an den Arbeitsplatz zurückkehrt, sollte sofort prüfen, wie viele Urlaubstage noch gutgeschrieben sind. Der Arbeitgeber ist nach der Rechtsprechung verpflichtet, auch nach Rückkehr innerhalb einer Woche über die noch bestehenden Urlaubsansprüche zu belehren. Unterbleibt das, verlängert sich die Schutzwirkung für den Arbeitnehmer.

Urlaub während einer anerkannten Arbeitsunfähigkeit darf der Arbeitgeber außerdem nicht einfach verrechnen. § 9 BUrlG stellt klar: Erkrankt ein Arbeitnehmer während seines bereits genehmigten Urlaubs, werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet — vorausgesetzt, die Arbeitsunfähigkeit wird durch ein ärztliches Attest nachgewiesen. Diese Tage werden dem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben.

Wichtig zu wissen

Fehlt dieser Hinweis des Arbeitgebers, beginnt auch die dreijährige Verjährungsfrist nicht zu laufen — Urlaubsansprüche aus mehreren Vorjahren können dann noch geltend gemacht werden (BAG, Urteil vom 20.12.2022 – 9 AZR 266/20).

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Was passiert mit Resturlaub bei Kündigung oder Jobwechsel?

Endet das Arbeitsverhältnis, kann Resturlaub nicht mehr in natura gewährt werden — der Arbeitgeber ist dann nach § 7 Abs. 4 BUrlG verpflichtet, den nicht genommenen Urlaub in Geld abzugelten. Das Verfallsdatum spielt in diesem Moment keine Rolle mehr. Maßgeblich für die Berechnung sind nach einem aktuellen BAG-Urteil die letzten 13 Wochen vor dem Beginn des abzugeltenden Urlaubs (BAG, Urteil vom 03.06.2025 – 9 AZR 137/24).

Die Abgeltungspflicht gilt für den gesamten noch offenen Urlaubsanspruch zum Zeitpunkt der Beendigung — also sowohl für Urlaub aus dem laufenden Jahr als auch für rechtmäßig übertragenen Resturlaub aus Vorjahren, sofern er nicht wirksam verfallen ist. Wer also etwa wegen eines Streits über die Verfallsvoraussetzungen mit noch offenem Urlaub ausscheidet, sollte diesen Abgeltungsanspruch nicht stillschweigend aufgeben.

Beim Jobwechsel muss der frühere Arbeitgeber nach § 6 Abs. 2 BUrlG eine Urlaubsbescheinigung ausstellen, die angibt, wie viel Urlaub im laufenden Kalenderjahr bereits gewährt oder abgegolten wurde. Hintergrund: Beim neuen Arbeitgeber entsteht kein Urlaubsanspruch für Zeiten, in denen bereits Urlaub gewährt worden ist — eine Doppelgewährung soll verhindert werden. Wer die Bescheinigung nicht erhält, sollte sie schriftlich einfordern.

Sondersituation Elternzeit: Während der Elternzeit darf der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch nach § 17 Abs. 1 Satz 1 BEEG für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen. Diese Kürzungserklärung muss jedoch ausdrücklich und noch während des laufenden Arbeitsverhältnisses abgegeben werden. Das BAG hat mit Urteil vom 16.04.2024 klargestellt: Eine Kürzungserklärung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist unwirksam — der volle Urlaubsanspruch bleibt dann bestehen.

Für Urlaubstage, die vor dem Beginn der Elternzeit bestanden, gilt außerdem: Sie verfallen nicht und können nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nachgeholt werden. Gleiches gilt für den Mutterschutz. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollten die Anzahl ihrer Resttage vor Beginn der Elternzeit daher sorgfältig dokumentieren.

So sichern Sie Ihre Urlaubsansprüche konkret ab

Der erste Schritt ist Dokumentation: Halten Sie schriftlich fest, wie viele Urlaubstage Ihnen laut Lohnabrechnung oder Urlaubskonto zum Jahresende gutgeschrieben sind. Fordern Sie bei Ihrem Arbeitgeber — am besten per E-Mail mit Lesebestätigung — eine aktuelle Urlaubsübersicht an. Das schafft einen Zeitstempel und verhindert, dass Tage still und heimlich gestrichen werden.

Prüfen Sie, ob Sie in den vergangenen Jahren jemals eine schriftliche, individuelle Mitteilung über Ihren Resturlaub und den drohenden Verfall erhalten haben. Fehlt diese Mitteilung, ist der Verfall in vielen Fällen nicht rechtswirksam eingetreten. Bewahren Sie alle einschlägigen E-Mails, Lohnabrechnungen und schriftlichen Hinweise des Arbeitgebers auf — sie sind Ihr zentrales Beweismittel.

Wenn Ihr Arbeitgeber behauptet, Ihre Urlaubstage seien am 31. Dezember oder 31. März verfallen, ohne dass Sie je einen ordnungsgemäßen Hinweis erhalten haben, widersprechen Sie dieser Position schriftlich und innerhalb kurzer Frist. Formulieren Sie klar, dass Sie die Hinweispflicht des Arbeitgebers als nicht erfüllt betrachten und Ihre Ansprüche aufrechterhalten. Einen unverbindlichen Einstieg in die Prüfung Ihrer Situation bietet eine anwaltliche Erstberatung.

Tarifliche Ausschlussfristen können eine zusätzliche Falle sein: Manche Tarifverträge sehen vor, dass Ansprüche — darunter auch Urlaubsabgeltung — innerhalb von zwei oder drei Monaten nach Fälligkeit schriftlich geltend gemacht werden müssen, andernfalls verfallen sie. Das BAG hat zwar klargestellt, dass Ausschlussfristen für die Urlaubsabgeltung nicht vom vorherigen Hinweis des Arbeitgebers abhängen, dennoch sollten Sie im Tarifvertrag nachsehen und etwaige Fristen einhalten.

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre restlichen Urlaubstage rechtlich noch bestehen oder ob ein wirksamer Verfall eingetreten ist, lassen Sie den Fall anwaltlich prüfen. Die Rechtslage ist durch mehrere EuGH- und BAG-Urteile in Bewegung geraten, und ein erfahrener Arbeitsrechtsanwalt kann schnell einschätzen, ob und in welchem Umfang Ihre Ansprüche noch durchsetzbar sind.

Ihre Checkliste auf einen Blick

  • Resturlaub verfällt nach § 7 Abs. 3 BUrlG nur dann zum 31. Dezember, wenn der Arbeitgeber seine Beschäftigten zuvor konkret und rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen und zur Inanspruchnahme aufgefordert hat.
  • Fehlt dieser Hinweis des Arbeitgebers, beginnt auch die dreijährige Verjährungsfrist nicht zu laufen — Urlaubsansprüche aus mehreren Vorjahren können dann noch geltend gemacht werden (BAG, Urteil vom 20.12.2022 – 9 AZR 266/20).
  • Bei Langzeiterkrankung verlängert sich die Verfallsfrist auf 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, also bis zum 31. März des übernächsten Jahres.
  • Endet das Arbeitsverhältnis, muss nicht genommener Urlaub nach § 7 Abs. 4 BUrlG in Geld abgegolten werden — das Verfallsdatum spielt dabei keine Rolle mehr.
  • Vertragliche Klauseln, die den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen (bei einer 5-Tage-Woche) verkürzen oder einen Verfall ohne Hinweis vorsehen, sind unwirksam.

Fazit

Die Rechtslage beim Resturlaub hat sich durch Urteile des EuGH und des BAG in den vergangenen Jahren grundlegend zugunsten der Arbeitnehmer verschoben. Ein automatischer Verfall am Jahresende oder am 31. März ist nur noch möglich, wenn der Arbeitgeber alle Voraussetzungen erfüllt hat — vor allem die schriftliche, individuelle Hinweispflicht. Wer diese Pflicht nicht nachweisen kann, riskiert, dass Urlaubsansprüche aus mehreren Jahren auf einmal aufleben. Als Arbeitnehmer lohnt es sich daher, die eigenen Urlaubskonten aktiv im Blick zu behalten, Mitteilungen des Arbeitgebers zu dokumentieren und bei Unklarheiten frühzeitig zu handeln.

Dieser Beitrag wurde von Rechtsanwalt Marek Schauer fachlich geprüft — mehr zur Person unter /anwaelte/marek-schauer. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung — bei konkreten Fragen zu Ihren Urlaubsansprüchen wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt.