Lohnabrechnung falsch: Können Sie Lohn nachfordern?

Welche Fehler kommen in der Lohnabrechnung am häufigsten vor?

Eine Lohnabrechnung ist fehlerhaft, wenn die darin enthaltenen Angaben nicht mit der Realität übereinstimmen — sei es beim Grundgehalt, bei Zuschlägen, bei der Steuerklasse oder bei den Sozialversicherungsbeiträgen. Solche Fehler entstehen häufig durch manuelle Dateneingabe, veraltete Stammdaten oder eine falsch hinterlegte Arbeitszeit.

Zu den häufigsten Fehlerquellen zählen: falsch erfasste Arbeitsstunden oder Überstunden, fehlende oder falsch berechnete Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, eine falsch hinterlegte Steuerklasse sowie nicht angesetzte Steuerfreibeträge. Auch Sachbezüge oder geldwerte Vorteile werden gelegentlich falsch eingetragen, was sich sowohl auf den Nettolohn als auch auf die Lohnsteuer auswirkt.

Gemäß § 108 Gewerbeordnung (GewO) ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen, die alle relevanten Informationen zur Vergütung, zu Abzügen und zur Steuer transparent ausweist. Diese Pflicht gilt immer dann, wenn sich der auszuzahlende Betrag gegenüber dem Vormonat verändert. Die Abrechnung dient dem Arbeitnehmer ausdrücklich dazu, die Höhe des ausgezahlten Entgelts nachzuvollziehen und zu kontrollieren.

Ein praktisches Beispiel aus der Beratung: Ein Lagerist aus dem Raum Hamburg stellte nach mehreren Monaten fest, dass seine regelmäßig geleisteten Sonntagszuschläge konsequent nicht abgerechnet worden waren — die Buchhaltung hatte eine veraltete Schichtplan-Vorlage verwendet. Der entstandene Differenzbetrag über mehrere Monate war erheblich und konnte nach schriftlicher Rüge vollständig nachgefordert werden, weil weder Ausschlussfristen abgelaufen noch die drei Jahre der gesetzlichen Verjährungsfrist verstrichen waren.

Wichtig zu verstehen: Eine Lohnabrechnung hat keine konstitutive, also rechtsgestaltende Wirkung. Sie ist rechtlich lediglich eine Wissenserklärung des Arbeitgebers und begründet keine eigenständigen Zahlungsansprüche. Weist die Abrechnung versehentlich einen zu hohen Betrag aus, entsteht daraus kein einklagbarer Anspruch auf genau diesen Betrag. Umgekehrt können Sie aus einer zu niedrig ausgestellten Abrechnung aber sehr wohl Ihre tatsächlich zustehende Vergütung einfordern — die Anspruchsgrundlage ist jedoch stets der Arbeitsvertrag, nicht die Abrechnung selbst.

Wie lange haben Sie Zeit, Lohn nachzufordern? Verjährung und Ausschlussfristen

Lohnforderungen verjähren nach § 195 BGB in Verbindung mit § 199 BGB regulär in drei Jahren. Die Frist beginnt nicht mit dem Tag der fehlerhaften Auszahlung, sondern erst am Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Arbeitnehmer davon Kenntnis erlangt hat oder hätte erlangen müssen. Eine Lohnforderung aus dem Jahr 2023 verjährt demnach am 31. Dezember 2026 um 24 Uhr.

Verjährung bedeutet jedoch nicht, dass der Anspruch erlischt. Vielmehr entsteht dem Arbeitgeber eine sogenannte Einrede: Er darf die Zahlung verweigern, wenn er die Verjährung ausdrücklich geltend macht. Tut er das nicht, bleibt er trotz abgelaufener Verjährungsfrist zur Leistung verpflichtet. Erhebt der Arbeitgeber die Einrede nicht, kann er eine freiwillig geleistete Nachzahlung auch nicht zurückfordern.

Deutlich gefährlicher als die gesetzliche Verjährung sind Ausschlussfristen, die in vielen Arbeits- und Tarifverträgen vereinbart sind. Diese Verfallfristen bewirken, dass ein Lohnanspruch vollständig und unwiederbringlich erlischt, wenn er nicht innerhalb der vereinbarten Frist schriftlich geltend gemacht wird — unabhängig davon, ob der Arbeitgeber eine Einrede erhebt oder nicht. Während Gerichte die Verjährung nur auf Einwand berücksichtigen, müssen sie eine abgelaufene Ausschlussfrist von Amts wegen beachten und die Klage abweisen.

Vertragliche Ausschlussfristen liegen häufig zwischen einem und sechs Monaten ab Fälligkeit der Forderung. Die Frist beginnt in der Regel, sobald der Arbeitnehmer die fehlerhafte Lohnabrechnung erhalten hat. Ausschlussfristen, die kürzer als drei Monate sind, sind jedoch häufig unwirksam — in diesem Fall greift wieder die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Ob eine konkrete Klausel in Ihrem Vertrag wirksam ist, sollte ein Rechtsanwalt prüfen.

Das Bundesarbeitsgericht hat in einem viel beachteten Urteil zur Frage der Verjährung von Urlaubsansprüchen klargestellt (BAG, 9 AZR 266/20), dass die Verjährung nach § 199 BGB davon abhängt, ob der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist — ein Grundsatz, der auch auf andere Vergütungsansprüche ausstrahlt und zeigt, dass Arbeitgeber nicht unbegrenzt von Informationsasymmetrien profitieren dürfen.

Was ist die rechtliche Grundlage für Ihre Lohnnachforderung?

Der Anspruch auf die vereinbarte Vergütung ergibt sich aus § 611a BGB in Verbindung mit dem Arbeitsvertrag. Der Arbeitgeber schuldet die vollständige Vergütung für die geleistete Arbeit — eine zu niedrige Auszahlung verletzt diese Pflicht unmittelbar, unabhängig davon, ob der Fehler in der Abrechnung oder in der Überweisung liegt.

Eine häufige Fehlannahme ist, dass die Lohnabrechnung selbst eine Anspruchsgrundlage darstellt. Das ist nicht der Fall. Die Lohnabrechnung ist nach gefestigter Rechtsprechung lediglich eine Wissenserklärung des Arbeitgebers — sie teilt mit, wie das Entgelt berechnet wurde, begründet aber keine eigenständigen Zahlungsansprüche und stellt auch kein Schuldanerkenntnis dar. Das Landesarbeitsgericht Köln hat dies in einem aktuellen Verfahren ausdrücklich bestätigt: Eine fehlerhafte Abrechnung, die versehentlich einen höheren Betrag ausweist, verpflichtet den Arbeitgeber nicht zur Auszahlung genau dieses Betrags.

Umgekehrt gilt: Wenn Ihnen laut Arbeitsvertrag ein bestimmtes Gehalt zusteht und die Abrechnung einen geringeren Betrag ausweist oder zu niedrige Auszahlungen dokumentiert, können Sie den Differenzbetrag auf Basis des Vertrags einfordern. Die Abrechnung hat dabei lediglich Indizwirkung — sie kann im gerichtlichen Verfahren als Beweismittel dienen, zum Beispiel wenn darin wiederholt falsche Überstundenzahlen ausgewiesen wurden.

Arbeitnehmer sind grundsätzlich nicht gesetzlich verpflichtet, die Lohnabrechnung aktiv zu prüfen und den Arbeitgeber auf Fehler zu dessen Lasten hinzuweisen. Eine Ausnahme gilt nach dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) nur dann, wenn eine Überzahlung so offensichtlich ist, dass sie auch ohne genaue Prüfung auffallen müsste. In allen anderen Fällen liegt die Sorgfaltspflicht beim Arbeitgeber, der nach § 42d EStG für die korrekte Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer haftet.

Wann lohnt sich der Gang zum Arbeitsgericht?

Wenn der Arbeitgeber eine berechtigte Lohnnachforderung ablehnt oder nach Fristablauf nicht reagiert, ist der Gang zum Arbeitsgericht der nächste logische Schritt. Arbeitsgerichte sind für alle Streitigkeiten aus dem Arbeitsverhältnis zuständig, und in der ersten Instanz entstehen für Arbeitnehmer keine Gerichtsgebühren — unabhängig vom Streitwert.

Alternativ zum Klageverfahren können Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid beim Amtsgericht beantragen. Dieser Weg ist schneller und günstiger, setzt aber voraus, dass der Anspruch nicht ernsthaft bestritten wird. Widerspricht der Arbeitgeber dem Mahnbescheid, wird die Sache automatisch an das zuständige Arbeitsgericht abgegeben.

Vor der Klage empfiehlt sich in der Regel ein anwaltliches Mandat, insbesondere wenn der Streitwert erheblich ist, wenn Ausschlussfristen möglicherweise bereits abgelaufen sind oder wenn der Arbeitgeber komplexe Gegenargumente vorbringt. Ein Rechtsanwalt kann zunächst im außergerichtlichen Wege eine Einigung anstreben, was Zeit und Kosten spart. Viele Arbeitgeber lenken ein, sobald sie merken, dass der Anspruch anwaltlich vertreten und konsequent weiterverfolgt wird.

Beachten Sie: Die Klage beim Arbeitsgericht hemmt nach § 204 Abs. 1 Nr. 1 BGB den Lauf der Verjährungsfrist. Wer kurz vor Ablauf der Dreijahresfrist steht, sollte also nicht abwarten, sondern umgehend rechtliche Schritte einleiten — andernfalls kann der Anspruch noch vor der Gerichtsverhandlung verjährt sein. Lassen Sie Ihren Fall frühzeitig anwaltlich einschätzen, damit keine Frist unbemerkt verstreicht.

Fazit

Eine falsche Lohnabrechnung ist kein Kavaliersdelikt — sie verletzt Ihren vertraglich vereinbarten Vergütungsanspruch und kann über mehrere Monate zu empfindlichen finanziellen Einbußen führen. Sobald Sie einen Fehler entdecken, zählt jeder Tag: Vertragliche Ausschlussfristen können Ihren Anspruch deutlich früher zum Erlöschen bringen als die gesetzliche Dreijahresfrist nach § 195 BGB. Rügen Sie den Fehler deshalb sofort schriftlich, setzen Sie dem Arbeitgeber eine klare Nachzahlungsfrist und dokumentieren Sie jeden Schritt sorgfältig.