Der Brief liegt im Briefkasten: eine Betriebskostenabrechnung für das vergangene Jahr — mit einer stattlichen Nachforderung. Wer jetzt einfach zahlt, verschenkt möglicherweise sein gutes Recht. Denn § 556 Abs. 3 BGB schützt Mieter mit einer strikten Ausschlussfrist: Reicht der Vermieter die Abrechnung zu spät ein, kann er Nachzahlungen in aller Regel nicht mehr verlangen.

Gleichzeitig gibt es Ausnahmen, Gegenpflichten für Mieter und eine eigene Verjährungsfrist, die unabhängig von der Ausschlussfrist läuft. Wer die Zusammenhänge kennt, kann gezielt reagieren — statt reflexartig zu zahlen oder die Abrechnung einfach zu ignorieren.

Dieser Ratgeber erklärt die gesetzlichen Fristen Schritt für Schritt, zeigt, wann Vermieter trotz Verspätung noch Nachforderungen stellen dürfen, und erläutert, was Mieter aktiv tun müssen, um ihre eigenen Rechte nicht zu verlieren.

Was besagt die 12-Monats-Frist des Vermieters nach § 556 BGB?

Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen — das schreibt § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB zwingend vor. Bei einem Kalender-Abrechnungsjahr, das am 31. Dezember endet, muss die Abrechnung also bis spätestens zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter eingegangen sein.

Entscheidend ist dabei der Zugang beim Mieter, nicht das Absende- oder Poststempeldatum. Eine Abrechnung, die am 30. Dezember zur Post gegeben wird und am 2. Januar des nächsten Jahres im Briefkasten landet, ist verspätet. Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass die Post als Erfüllungsgehilfin des Vermieters gilt und der Vermieter sich etwaige Verzögerungen beim Postversand vollständig zurechnen lassen muss.

Die Frist beginnt stets mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Enthält der Mietvertrag einen vom Kalenderjahr abweichenden Abrechnungszeitraum — etwa Oktober bis September — verschiebt sich die Jahresfrist entsprechend. Ein Eigentümerwechsel oder ein Verwalterwechsel ändert daran nichts: Der neue Eigentümer übernimmt die laufende Frist unverändert.

Auch bei Auszug eines Mieters bleibt es bei der vollen 12-monatigen Frist nach § 556 Abs. 3 BGB. Der Abrechnungszeitraum kann nicht verkürzt werden, weil nur tatsächlich im Abrechnungsjahr angefallene Kosten anteilig umgelegt werden dürfen. Wer also im Mai auszieht, bekommt seine anteilige Abrechnung trotzdem erst nach Ende des vollständigen Abrechnungsjahres — und auch dann hat der Vermieter noch zwölf weitere Monate Zeit.

Praktisches Beispiel aus der Beratungspraxis: Eine Mieterin aus Hamburg-Altona erhielt im März des übernächsten Jahres eine Betriebskostenabrechnung für das Vorvorjahr, begleitet von einer Nachforderung. Der Abrechnungszeitraum endete am 31. Dezember, die Abrechnung hätte also bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugehen müssen. Da die Abrechnung mehr als 14 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums eintraf und der Vermieter kein unverschuldetes Hindernis darlegen konnte, war die Nachforderung ausgeschlossen — die Mieterin musste nicht zahlen.

Ausschlussfrist oder Verjährung: Was ist der Unterschied?

Die 12-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB ist eine Ausschlussfrist — kein bloßes Mahnungsinstrument und keine gewöhnliche Verjährungsfrist. Das bedeutet: Ist die Frist abgelaufen, entfällt der Nachforderungsanspruch des Vermieters kraft Gesetzes, ohne dass der Mieter sich aktiv darauf berufen oder Einrede erheben müsste. Der Anspruch ist schlicht nicht mehr durchsetzbar.

Davon zu unterscheiden ist die allgemeine Verjährungsfrist nach § 195 BGB. Hat der Vermieter fristgerecht abgerechnet, unterliegt die entstandene Nachforderung der dreijährigen Verjährungsfrist. Diese beginnt gemäß § 199 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem die Abrechnung dem Mieter zugegangen ist. Wer also im November eine Abrechnung erhält, hat der Vermieter bis zum 31. Dezember drei Jahre später Zeit, seine Forderung gerichtlich geltend zu machen.

Hat der Vermieter die gesetzliche Abrechnungsfrist von zwölf Monaten überschritten, fehlt es bereits an einem fälligen Anspruch — folglich läuft in diesem Fall auch keine dreijährige Verjährungsfrist für die Nachforderung an. Anders verhält es sich beim Guthaben des Mieters: Ein Guthaben aus einer verspäteten Abrechnung bleibt bestehen und verjährt nach drei Jahren, beginnend am Ende des Jahres, in dem der Anspruch auf Auszahlung entstanden ist.

Der Bundesgerichtshof hat zudem entschieden, dass der Vermieter verjährte Betriebskostennachforderungen nicht mit der Mietkaution verrechnen darf (BGH, Az. VIII ZR 263/14). Mieter sollten deshalb bei der Abschlussabrechnung nach Auszug genau prüfen, ob einbehaltene Kautionsbeträge auf Forderungen beruhen, die bereits verjährt sein könnten.

Praxis-Tipp

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter gemäß § 556 Abs. 3 BGB spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein — wer die Abrechnung erst danach erhält, muss eine darin enthaltene Nachforderung grundsätzlich nicht zahlen.

Wann darf der Vermieter trotz Fristablauf noch Nachforderungen stellen?

Die Ausschlussfrist gilt nicht ausnahmslos: Gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB bleibt die Nachforderung des Vermieters auch nach Fristablauf möglich, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Diese Ausnahme ist jedoch eng gefasst und verlangt ein konkretes, vom Vermieter darzulegendes Hindernis.

Als anerkanntes Beispiel gilt der Fall, dass ein Energieversorger oder Abrechnungsdienstleister die Jahresabrechnung trotz rechtzeitiger Anforderung durch den Vermieter erheblich zu spät liefert und der Vermieter dadurch objektiv keine Grundlage für eine fristgerechte Abrechnung hatte. In solchen Konstellationen haben Gerichte die Ausnahme zugelassen — allerdings nur, wenn der Vermieter konkret und nachvollziehbar darlegt, was ihn an der rechtzeitigen Abrechnung gehindert hat.

Nicht ausreichend sind hingegen allgemeine Organisationsprobleme, Arbeitsüberlastung der Hausverwaltung oder pauschale Hinweise darauf, dass Unterlagen 'noch nicht da' gewesen seien. Auch ein verspäteter Postrücklauf rechtfertigt die Ausnahme nicht: Der BGH hat klargestellt, dass Verzögerungen auf dem Postweg vollständig dem Verantwortungsbereich des Vermieters zuzurechnen sind. Ebenso wenig hilft ein Eigentümerwechsel: Der neue Eigentümer trägt das Risiko, wenn sein Vorgänger keine ordnungsgemäße Dokumentation übergeben hat.

In WEG-Konstellationen hat der BGH grundsätzlich entschieden, dass auch der Vermieter einer Eigentumswohnung innerhalb der gesetzlichen Jahresfrist abzurechnen hat — selbst wenn die Hausverwaltung der Eigentümergemeinschaft die Gesamtabrechnung erst verzögert beschlossen hat. Eine handschriftliche Ergänzung im Mietvertrag, wonach die Abrechnung erst nach Genehmigung durch die Eigentümerversammlung erfolgen soll, ist nach § 556 Abs. 5 BGB unwirksam, weil sie zum Nachteil des Mieters von der gesetzlichen Regelung abweicht.

Die Beweislast für das fehlende Verschulden trägt der Vermieter. Wer als Mieter eine verspätete Abrechnung mit Nachforderung erhält, muss also nicht nachweisen, dass der Vermieter die Verspätung hätte vermeiden können — der Vermieter muss das Gegenteil belegen. Fehlt eine nachvollziehbare Begründung, ist die Nachforderung ausgeschlossen.

Wichtig zu wissen

Die 12-Monats-Frist ist eine gesetzliche Ausschlussfrist, keine bloße Ordnungsfrist — der Vermieter verliert seinen Nachforderungsanspruch automatisch, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

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Welche Frist gilt für Einwendungen des Mieters gegen die Abrechnung?

Auch Mieter müssen eine 12-Monats-Frist beachten: Gemäß § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB sind Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Diese Frist ist — spiegelbildlich zur Vermieter-Frist — ebenfalls eine Ausschlussfrist. Wer sie versäumt, verliert das Recht, Einwände noch nachträglich geltend zu machen.

Die Einwendungsfrist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung beim Mieter — also erst dann, wenn die Abrechnung tatsächlich in den Machtbereich des Mieters gelangt ist. Wer die Abrechnung erst spät im Jahr erhält, hat trotzdem die volle Jahresfrist zur Prüfung. Ein Einwand gegen einzelne Kostenpositionen, den Umlageschlüssel oder die formelle Ordnungsgemäßheit der Abrechnung muss innerhalb dieser Frist schriftlich erhoben werden.

Auch hier gilt die Ausnahme: Hat der Mieter die Fristversäumnis nicht zu vertreten — etwa wegen schwerer Krankheit oder weil er die Abrechnung trotz ordnungsgemäßer Hinterlegung tatsächlich nicht erhalten hat — bleibt ihm die Möglichkeit erhalten, Einwendungen nachträglich zu erheben. Der Mieter trägt dann allerdings die Darlegungslast für den Grund der Versäumnis.

Praktischer Hinweis: Wer Einwendungen erhebt, sollte dies schriftlich und möglichst per Einschreiben tun, um den fristgerechten Zugang beim Vermieter belegen zu können. Eine bloß mündliche Beanstandung reicht zwar rechtlich aus, ist im Streitfall aber schwer zu beweisen. Einwendungen, die nach Ablauf der Frist eingehen, werden vom Gericht in aller Regel nicht mehr berücksichtigt — selbst wenn sie inhaltlich berechtigt wären.

Was gilt für Guthaben und Kaution bei verspäteter Abrechnung?

Die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 BGB trifft ausschließlich Nachforderungen des Vermieters — ein Guthaben zugunsten des Mieters bleibt von einer verspäteten Abrechnung vollständig unberührt. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, muss der Vermieter es trotz Fristüberschreitung an den Mieter auszahlen. Anderenfalls könnte der Vermieter die Ausschlussfrist bewusst verstreichen lassen, wenn er ohnehin ein Guthaben schuldet — was der Gesetzgeber ausdrücklich verhindern wollte.

Korrigiert der Vermieter eine bereits erteilte Abrechnung nach Fristablauf und entsteht dabei aus einem ursprünglichen Guthaben eine Nachforderung, ist er an die ursprüngliche Abrechnung gebunden. Der BGH hat in seiner Rechtsprechung klargestellt, dass der Vermieter nach Fristablauf keine Korrekturen zu seinen Gunsten mehr vornehmen kann — das Guthaben aus der ersten Abrechnung muss ausgezahlt werden.

Beim Thema Kaution hat der BGH, VIII ZR 71/05, entschieden, dass der Vermieter die Mietkaution bei noch ausstehender Nebenkostenabrechnung einbehalten darf, solange er den Kautionseinbehalt mit einem konkreten, noch nicht abgerechneten Anspruch begründet. Das Recht zum Einbehalt endet jedoch mit Ablauf der Abrechnungsfrist: Kann der Vermieter nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist keine Nachforderung mehr stellen, entfällt auch das Recht, die Kaution wegen ausstehender Betriebskosten zu behalten. Mieter sollten bei der Rückabwicklung des Mietverhältnisses daher genau prüfen, ob einbehaltene Kautionsbeträge noch auf durchsetzbaren Forderungen beruhen.

Wer als Mieter irrtümlich eine Nachforderung aus einer verspäteten Betriebskostenabrechnung bezahlt hat, ohne von der abgelaufenen Frist zu wissen, kann das Geld zurückverlangen. Die Zahlung erfolgte in diesem Fall ohne Rechtsgrund, da der Anspruch des Vermieters bereits durch die Ausschlussfrist erloschen war. Das gilt auch dann, wenn die inhaltliche Richtigkeit der Abrechnung außer Frage steht — entscheidend ist allein, ob die Frist des § 556 Abs. 3 BGB gewahrt wurde.

Ihre Checkliste auf einen Blick

  • Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter gemäß § 556 Abs. 3 BGB spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein — wer die Abrechnung erst danach erhält, muss eine darin enthaltene Nachforderung grundsätzlich nicht zahlen.
  • Die 12-Monats-Frist ist eine gesetzliche Ausschlussfrist, keine bloße Ordnungsfrist — der Vermieter verliert seinen Nachforderungsanspruch automatisch, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
  • Ein Guthaben zugunsten des Mieters bleibt auch bei verspäteter Abrechnung vollständig bestehen und muss vom Vermieter ausgezahlt werden — der Ausschluss trifft nur Nachforderungen des Vermieters.
  • Mieter haben nach Erhalt der Abrechnung ihrerseits zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben — versäumen sie diese Frist ohne triftigen Grund, können sie später keine Einwände mehr geltend machen.
  • Nachforderungen aus einer fristgerecht erteilten Abrechnung unterliegen der regulären dreijährigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB, die mit Schluss des Jahres beginnt, in dem die Abrechnung zugegangen ist.

Fazit

Die Betriebskostenabrechnung ist einer der häufigsten Streitpunkte im Mietrecht — und gleichzeitig einer der Bereiche, in denen klare gesetzliche Fristen Mieter wirksam schützen. Wer weiß, dass § 556 Abs. 3 BGB eine echte Ausschlussfrist enthält, muss verspätete Nachforderungen nicht einfach hinnehmen. Gleichzeitig dürfen Mieter ihre eigene Einwendungsfrist von zwölf Monaten nicht verschlafen, wenn sie Fehler in der Abrechnung beanstanden wollen.

Dieser Beitrag wurde von Rechtsanwalt Marek Schauer fachlich geprüft — mehr zur Person unter /anwaelte/marek-schauer. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung — bei konkreten Fragen zu Ihrer Betriebskostenabrechnung wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt.