Das Zeugnis liegt auf dem Tisch, klingt angenehm und höflich — und trotzdem hagelt es Absagen. Was viele Arbeitnehmer nicht ahnen: Arbeitgeber bewerten in Deutschland nach einem verschlüsselten Notensystem, das erfahrene Personalverantwortliche auf Anhieb lesen, Bewerber jedoch häufig völlig falsch deuten.

Das Arbeitszeugnis ist nach § 109 GewO und § 630 BGB ein Pflichtdokument bei jeder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Es muss wahr und wohlwollend sein — offene Kritik ist verboten. Genau aus dieser gesetzlichen Spannung hat sich die sogenannte Zeugnissprache entwickelt: eine eigene Codierung, in der ein einzelnes Wort den Unterschied zwischen Note 1 und Note 4 machen kann.

Wer sein Zeugnis nicht versteht, legt beim nächsten Arbeitgeber möglicherweise unbemerkt ein Dokument vor, das ihn als unterdurchschnittlich oder konfliktbelastet ausweist. Gleichzeitig haben Sie bei einem fehlerhaften oder ungerecht formulierten Zeugnis konkrete Rechte — und die Uhr läuft.

Wie funktioniert die Zeugnissprache?

Die Zeugnissprache funktioniert nach einem verschlüsselten Notensystem von 1 bis 6, das sich aus der gesetzlichen Wohlwollenspflicht ergibt: Weil Arbeitgeber nicht offen schreiben dürfen 'er war faul' oder 'sie war konfliktreich', transportieren sie dieselbe Botschaft durch scheinbar positive Formulierungen, die Insider sofort korrekt einordnen.

Der wichtigste Steuerungsmechanismus sind Verstärkungswörter. 'Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit' entspricht der Schulnote 1. 'Zu unserer vollen Zufriedenheit' entspricht Note 2. 'Zu unserer Zufriedenheit' — ohne jede Verstärkung — entspricht bereits Note 4 und damit 'ausreichend'. Das Fehlen eines einzigen Adverbs kann also über eine Bewerbung entscheiden.

Neben Verstärkungswörtern spielen Relativierungen eine entscheidende Rolle. Formulierungen wie 'im Wesentlichen', 'in der Regel' oder 'meistens' signalisieren, dass die betreffende Leistung eben nicht durchgängig erbracht wurde. Ebenso gefährlich ist die Betonung von Selbstverständlichkeiten: Wer im Zeugnis besonders für Pünktlichkeit und Ehrlichkeit gelobt wird, erhält damit die stille Botschaft, dass fachlich wenig Hervorhebendes zu berichten war.

Die Reihenfolge der Nennung im Sozialverhalten ist ebenfalls kodiert. Die korrekte Reihenfolge lautet: Vorgesetzte — Kollegen — Kunden. Wird diese Reihenfolge umgekehrt oder werden Vorgesetzte gar nicht erwähnt, signalisiert das Konflikte mit Führungskräften — ein rotes Signal für Personalverantwortliche. Das BAG hat in der Entscheidung vom 15.11.2011, Az. 9 AZR 386/10, ausdrücklich betont, dass Inhalt und Formulierungen eines Zeugnisses stets im Zusammenhang des gesamten Textes zu betrachten sind.

Auch die Schlussformel ist mehr als eine Höflichkeitsfloskel. Fehlen Bedauern über das Ausscheiden, Dank für geleistete Arbeit oder Wünsche für die Zukunft, gilt das als verstecktes Negativsignal — obwohl kein einziges negatives Wort im Zeugnis steht. Erfahrene Personalverantwortliche lesen das Fehlen dieser Bausteine als Warnung.

Welche Formulierungen sind ein Warnsignal?

Bestimmte Formulierungen sind in der Zeugnissprache so eindeutig negativ kodiert, dass ihre Verwendung nach § 109 Abs. 2 GewO schlicht unzulässig ist — denn das Gesetz verbietet ausdrücklich Merkmale, die eine andere als die aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage treffen sollen.

Klassische Warnsignale sind: 'Er war stets bemüht, die Aufgaben zu erfüllen' — das Wort 'bemüht' ohne Erfolgsbescheinigung entspricht Note 6 und bedeutet, dass die Aufgaben faktisch nicht erfüllt wurden. 'Sie trug durch ihre Geselligkeit zur Verbesserung des Betriebsklimas bei' — dieser Satz ist ein kaum verdeckter Hinweis auf Alkoholprobleme am Arbeitsplatz. 'Er delegierte seine Aufgaben mit vollem Erfolg' — das klingt nach Führungsstärke, bedeutet aber, dass jemand sich vor seiner eigenen Arbeit gedrückt hat.

Ebenso gefährlich ist die übermäßige Betonung von Charaktereigenschaften statt Leistungen. Liest man 'Herr M. war wegen seiner Pünktlichkeit, Loyalität und Ehrlichkeit stets ein gutes Vorbild', fehlt jede Aussage zur fachlichen Qualität — und Personalverantwortliche sehen das sofort. Das Landesarbeitsgericht Köln hat in seiner Entscheidung, Az. 9 Ta 325/10, eine entsprechende Formulierung beanstandet, weil die besondere Betonung von Selbstverständlichkeiten das Zeugnis in der Gesamtwirkung entwertet.

Ein konkretes Beispiel aus der Beratungspraxis: Eine Bürokauffrau aus Hamburg erhielt nach acht Jahren Betriebszugehörigkeit ein Zeugnis, das durchgehend freundlich klang und dennoch nur Formulierungen der Note-3- bis Note-4-Ebene enthielt. Besonders auffällig: Die Schlussformel enthielt keinen Dank und keine Zukunftswünsche. Erst nach einer anwaltlichen Überprüfung stellte sich heraus, dass das Zeugnis sie in Bewerbungen systematisch benachteiligte. Der Arbeitgeber stimmte nach einer schriftlichen Aufforderung einer Überarbeitung zu — ohne dass es zur Klage kam.

Achten Sie zudem auf das, was im Zeugnis fehlt. Haben Sie ein wichtiges Projekt geleitet, Mitarbeiter geführt oder eine Auszeichnung erhalten, die nirgends erwähnt wird? Das bewusste Weglassen positiver Leistungen ist genauso anfechtbar wie eine falsche Formulierung, denn § 109 GewO verlangt ein vollständiges und wahrheitsgemäßes Zeugnis.

Praxis-Tipp

Ein Arbeitszeugnis muss nach § 109 GewO wahr und wohlwollend formuliert sein — weil offene Kritik verboten ist, hat sich eine verschlüsselte Zeugnissprache mit eigenen Codes etabliert.

Wer muss was beweisen: Die Beweislast im Zeugnisstreit

Die Beweislastverteilung im Zeugnisstreit hängt von der angestrebten Note ab. Das Bundesarbeitsgericht hat in dem grundlegenden Urteil vom 18.11.2014, Az. 9 AZR 584/13, klargestellt: Wer eine Beurteilung besser als Note 3 — also 'gut' oder 'sehr gut' — durchsetzen will, muss selbst beweisen, dass er überdurchschnittliche Leistungen erbracht hat. Bei einer Note von 3 oder schlechter kehrt sich die Beweislast um: Dann muss der Arbeitgeber nachweisen, warum die schlechtere Bewertung gerechtfertigt ist.

In der Praxis bedeutet das: Wenn Sie ein 'sehr gutes' Zeugnis erkämpfen wollen, brauchen Sie Beweise. Zwischenzeugnisse, Mitarbeiterbeurteilungsbögen, lobende E-Mails von Vorgesetzten, Zielvereinbarungsprotokolle oder Umsatz- und Projektberichte sind geeignete Belege. Das BAG hat in der Entscheidung vom 14.10.2003, Az. 9 AZR 12/03, betont, dass ein Arbeitnehmer, der aufgrund seiner tatsächlichen Arbeitsleistung die Gesamtnote 'gut' verdient, auch die entsprechende Beurteilung verlangen und gerichtlich durchsetzen kann — wenn er sie beweist.

Wichtig: Der Arbeitgeber verfügt über einen gerichtlich anerkannten Beurteilungsspielraum. Das Arbeitsgericht kann zwar die verwendeten Formulierungen überprüfen und — wenn nötig — den Arbeitgeber zur Neuformulierung verpflichten. Es darf aber nicht einfach seine eigene Bewertung der Arbeitsleistung an die Stelle des Arbeitgebers setzen. Das BAG hat in dem Urteil vom 21.09.1999, Az. 9 AZR 893/98, festgehalten, dass ein Zeugnis in seiner äußeren Form und im Wortlaut den Anforderungen entsprechen muss, wie sie im Geschäftsleben an ein Arbeitszeugnis gestellt werden.

Sammeln Sie daher bereits während Ihrer Beschäftigung systematisch Belege für Ihre Leistungen. Wer beim ersten Anzeichen eines möglichen Konflikts beginnt, E-Mails, Beurteilungsprotokolle und Projektergebnisse zu sichern, steht im Streitfall deutlich besser da. Ein Zwischenzeugnis kann dabei besonders wertvoll sein: Es dokumentiert Ihre Leistungen zu einem bestimmten Zeitpunkt und kann später kaum noch widerrufen werden.

Wichtig zu wissen

Das Wort 'stets' entscheidet über die Note: 'stets zu unserer vollsten Zufriedenheit' entspricht Note 1, während 'zu unserer Zufriedenheit' ohne jede Verstärkung nur Note 4 bedeutet.

Schlechtes Arbeitszeugnis anfechten: So gehen Sie Schritt für Schritt vor

Ein fehlerhaftes oder unfaires Zeugnis müssen Sie nicht hinnehmen. Der Berichtigungsanspruch ergibt sich unmittelbar aus § 109 GewO in Verbindung mit § 242 BGB: Wer ein falsches, unvollständiges oder versteckt negativ kodiertes Zeugnis erhalten hat, kann die Korrektur verlangen.

Der erste Schritt ist das direkte Gespräch mit dem ehemaligen Vorgesetzten oder der Personalabteilung. Benennen Sie konkret, welche Formulierungen Sie beanstanden und durch welchen Wortlaut diese ersetzt werden sollen. Allgemeine Aussagen wie 'ich hätte gerne ein besseres Zeugnis' reichen nicht — Sie müssen die konkreten Textpassagen benennen und Alternativformulierungen vorschlagen. Lenkt der Arbeitgeber nicht ein, folgt ein schriftliches Berichtigungsbegehren mit einer klaren Fristsetzung.

Bleibt auch das ohne Erfolg, ist der Gang zum Arbeitsgericht der nächste Schritt — die sogenannte Zeugnisberichtigungsklage. Diese wird beim zuständigen Arbeitsgericht eingereicht. Nach Klageeinreichung findet in der Regel innerhalb von zwei bis vier Wochen ein Gütetermin statt, in dem eine gütliche Einigung angestrebt wird. Kommt es zu keiner Einigung, dauert das Verfahren bis zum Urteil erfahrungsgemäß vier bis fünf Monate. Im Klagantrag müssen die begehrten Änderungen exakt bezeichnet werden — das Gericht ist berechtigt, dem Arbeitgeber eine bestimmte Formulierung aufzuzwingen, wie das BAG im Urteil vom 17.02.1988, Az. 5 AZR 638/86, bestätigt hat.

Beachten Sie: Der Klagantrag muss den gewünschten Wortlaut im Einzelnen enthalten. 'Ein besseres Zeugnis' als Klagebegehren genügt nicht. Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat im Urteil vom 31.05.2023, Az. 4 Sa 54/22, zudem klargestellt, dass auch eine deutlich verspätete Klage in Ausnahmefällen — etwa bei besonders bösartig formulierten Zeugnissen — nicht automatisch an der Verwirkung scheitert. Dennoch ist zeitnahes Handeln der sicherste Weg.

Denken Sie auch daran: Das Zeugnis ist ein einheitliches Dokument. Wenn das Gericht einzelne Passagen für fehlerhaft hält, darf es das gesamte Zeugnis neu formulieren lassen — denn Teile des Zeugnisses lassen sich nicht ohne Sinnentstellung herausreißen, wie der BGH bereits früh in der Rechtsprechung festgehalten hat.

Welche Fristen gelten beim Anfechten des Arbeitszeugnisses?

Eine starre gesetzliche Frist für die Zeugnisberichtigung gibt es nicht. Der Anspruch verjährt nach § 195 BGB in drei Jahren. In der Praxis ist diese Frist jedoch kaum nutzbar, denn die Arbeitsgerichte wenden den Grundsatz der Verwirkung nach § 242 BGB konsequent an: Wer zu lange wartet, verliert sein Recht, auch wenn die Dreijahresfrist noch nicht abgelaufen ist.

Viele Arbeitsgerichte sehen den Anspruch auf Zeugnisberichtigung nach vier bis sechs Monaten als verwirkt an. Hintergrund: Mit zunehmendem Zeitablauf wird eine sachgerechte Rekonstruktion der damaligen Arbeitsleistungen immer schwieriger — das Gericht kann dann nicht mehr zuverlässig beurteilen, welche Bewertung dem Arbeitnehmer tatsächlich zustand. Arbeitnehmer sind daher gehalten, ihren Berichtigungsanspruch zeitnah nach Erhalt des Zeugnisses geltend zu machen.

Achtung bei Tarifverträgen und Arbeitsverträgen: Sind darin sogenannte Ausschlussfristen vereinbart — häufig drei Monate für die schriftliche Geltendmachung von Ansprüchen — können diese auch für den Zeugnisberichtigungsanspruch gelten. In diesen Fällen kann der Anspruch deutlich schneller verfallen als die allgemeine Verwirkungsgrenze von sechs Monaten. Prüfen Sie daher Ihren Arbeitsvertrag und einen eventuell anwendbaren Tarifvertrag unmittelbar nach Erhalt des Zeugnisses.

Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat mit Urteil vom 31.05.2023, Az. 4 Sa 54/22, entschieden, dass ein Arbeitgeber, der ein erkennbar bösartig formuliertes Zeugnis ausstellt, nicht darauf vertrauen darf, dass der Arbeitnehmer seinen Anspruch nicht weiterverfolgt — und damit die Verwirkung in solchen Ausnahmefällen verneint. Die Regel bleibt jedoch: Wer schnell handelt, ist auf der sicheren Seite. Eine anwaltliche Erstprüfung unmittelbar nach Zeugniserhalt ist der einfachste Weg, keine Frist zu versäumen.

Ihre Checkliste auf einen Blick

  • Ein Arbeitszeugnis muss nach § 109 GewO wahr und wohlwollend formuliert sein — weil offene Kritik verboten ist, hat sich eine verschlüsselte Zeugnissprache mit eigenen Codes etabliert.
  • Das Wort 'stets' entscheidet über die Note: 'stets zu unserer vollsten Zufriedenheit' entspricht Note 1, während 'zu unserer Zufriedenheit' ohne jede Verstärkung nur Note 4 bedeutet.
  • Wer eine bessere Beurteilung als Note 3 einklagen will, trägt die Beweislast für seine überdurchschnittliche Leistung — das hat das BAG im Urteil vom 18.11.2014, Az. 9 AZR 584/13, klargestellt.
  • Versteckte Negativcodes wie 'war stets bemüht' oder 'trug durch seine Geselligkeit zur Verbesserung des Betriebsklimas bei' sind nach § 109 Abs. 2 GewO unzulässig und berechtigen zur Berichtigung.
  • Der Berichtigungsanspruch droht nach rund sechs Monaten zu verwirken — wer sein Zeugnis anfechten will, sollte daher zügig handeln und seinen Anspruch zeitnah geltend machen.

Fazit

Ein Arbeitszeugnis ist mehr als ein Abschlussbrief — es ist ein kodiertes Bewerbungsdokument, das über Einladungen und Absagen entscheidet. Wer die Zeugnissprache nicht kennt, unterschätzt die Tragweite einzelner Formulierungen. Lassen Sie Ihr Zeugnis nach Erhalt systematisch prüfen: Stimmt die Notenstruktur? Fehlen wichtige Leistungen? Enthält es versteckte Codes? Reagieren Sie zeitnah, denn die Verwirkungsfrist von rund sechs Monaten läuft schneller ab, als es scheint.

Dieser Beitrag wurde von Rechtsanwalt Marek Schauer fachlich geprüft — mehr zur Person unter /anwaelte/marek-schauer. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung — bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt.